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提案人員如何制作PPT？
作者：王文卿 時間：2009-11-9 字體：[大] [中] [小]
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很多市場部人員以及專業(yè)的咨詢公司，很多人在做PPT展示的時候，經(jīng)常出現(xiàn)咨詢師“照本宣科”；也有出現(xiàn)幾乎是“Word”的翻版，幾乎全都是字；即使出現(xiàn)很多畫面的時候，也沒有一個統(tǒng)一的規(guī)劃，有時字體會出現(xiàn)很多，字號也有很多變化，圖片基本符合排版，但也會有不協(xié)調(diào)的地方……
筆者，作為一名高級咨詢師，在日常咨詢中總結(jié)一些有關(guān)PPT的制作技巧和操作方式，希望能和更多讀者和同行交流心得，更希望這篇文章能給大家?guī)硪恍﹩⑹尽?BR> 一、PPT的特征
PPT作為一個展示方案的工具，最大的優(yōu)勢是它本身展示的特點(diǎn)：適用各種場合（5-500人）、演示性強(qiáng)效率高、提綱挈領(lǐng)結(jié)構(gòu)清晰、重點(diǎn)突出主次分明……
二、PPT的要素
PPT的要素分為圖像、聲音、動作、人的解說、文字等幾個要素，其中以圖像和文字是PPT最為重要元素，在展示PPT的同時，人的思維里所有信息是連接到圖像和文字上的，人的解說也是跟著PPT走的，其他包括聲音和動作等也是為了展示需要進(jìn)行的多功能輔助。下面就PPT的幾個功能進(jìn)行分類描述，給大家工作中作為參考：
【圖像】
圖像是ppt區(qū)別于Excel和Word及其他辦公軟件的主要特點(diǎn)，所以PPT要突出這個特點(diǎn)，并利用多種手法把圖像的展示性發(fā)揮到極致，其他所有手段都要為了圖像這個元素服務(wù)。
圖像元素包括：圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩等所有能形成圖像的其他元素的組合。
要求：
1、色彩不能相差太大：整個PPT看下來，圖片要統(tǒng)一的感覺，色彩不要相差太大，除非要強(qiáng)調(diào)兩者的對比性，一個模塊和一個PPT里面都是這些要求；插入文本分兩種色塊，一般為灰色填充25%，標(biāo)題為灰色填充50%或75%。外框根據(jù)需要而定，可有可無。在一個PPT里，所有信息的框架要和模板保持一定空白，不能100%占有所有空間，當(dāng)然空白太多視覺效果也不佳，有種欠缺之感，一般來說，所有信息占有空間應(yīng)是模板的80%-95%。
2、圖片組合風(fēng)格統(tǒng)一：圖片的組合要顯示主體還是輔助文字，確定好以后，對圖片大小和布局進(jìn)行整理，每個PPT要分清主次，多個圖片之間的邏輯結(jié)構(gòu)要有規(guī)律，如果之間是平行關(guān)系的話，之間的占有空間的比例為2：1：1或1：1：2或4：2：1：1，圖像組合應(yīng)該是一個完整的長方形或正方形；
注意：說明性輔助圖片宜小不宜大，展示主畫面要占PPT的三分之一強(qiáng)；圖片之間要留大約1mm縫隙，具體情況根據(jù)圖片的組合而定；圖片信息，不宜用太多的線條指示，每個圖片圈數(shù)不要超過3個，線條不要超過3條，1條為宜。
3、圖表展示要清晰：一個PPT中，最好只有一個圖表，因?yàn)閳D表的特點(diǎn)就是使復(fù)雜的問題簡單化，所以要求圖表一定要用簡單的元素概述復(fù)雜的問題。如果問題太多，一個圖表放不下，就用兩張PPT分別表示，其余空白用文字填充。
在圖表展示中，涉及到文字問題，文字在圖表中個人認(rèn)為應(yīng)該看做展示性的圖像，要符合視覺的需要和整體的格局分布，一般標(biāo)題用20號字體黑體，正文小標(biāo)用18號宋體，正文部分可以用14號或12號宋體（其他小字用12號或9號）。其他字體如華文細(xì)黑、微軟雅黑、楷體可作為輔助字體用，如小行說明文字，為了區(qū)別正文可以用楷體。
圖表中的數(shù)字，能用阿拉伯?dāng)?shù)字的不用漢字。一般情況下，標(biāo)題要求左右垂直都居中，而其他數(shù)據(jù)要求左對齊或右對齊。圖表框的要求一般要比里面線條粗一般為1.5磅或2.5磅，里面用0.75磅值的線條，為了圖表和圖像的搭配，可以把圖表框設(shè)成有色框或復(fù)線框。
4、線條組合要美觀：線條組合相當(dāng)于繪畫，所用線條要自然形成某種形狀，最常見的有專業(yè)的咨詢工具模型就是用線條組合形成的圖形。它是借助現(xiàn)有實(shí)物或思維特征進(jìn)行的組合來闡述要表達(dá)的信息。
線條要求有特殊含義、簡潔，能和文字圖片有效結(jié)合，利于展示。
在線條組合中值得介紹的是作為圖表作畫的專業(yè)軟件VISIO，注意空間的布局和各種圖形代表的含義。
5、文字要突出關(guān)鍵字：文字在PPT里是作為輔助元素出現(xiàn)的，上面已經(jīng)有所提及。除此之外，文字不宜過多，最多不能超過8行，一般占據(jù)的空間為左上角大約四分之一大小作為圖片的說明；如果是要圖片說明文字，則要求圖片在左邊或右邊約三分之一大小的空間，中間及另一邊約三分之二空間放置文字。
文字在排版中，注意原有格式的應(yīng)用。如果沒有要求原有格式，那么在進(jìn)行排版時，要注意標(biāo)題欄中的“項(xiàng)目符號和編號”中選取合適的格式進(jìn)行排版。
一般情況下，最好用word排版好的粘貼到PPT中，行間距、對齊等格式要求能很好地表現(xiàn)。
【聲音】
聲音包括背景聲音一直延續(xù)發(fā)聲、插入即時聲音輔助要求中間插入一段，背景聲音要小不能超過解說人的聲音，而插入即時聲音要求大，稍微超過解說人聲音。如果為他人做PPT展示，要提前測定聲音的大小，如果自己解說，要先試調(diào)。
【動作】
動作，一般在PPT演示中要求不能太眩，“從中間到左右”或者“由右向左”“展開”等，慎用飛入、旋轉(zhuǎn)等大動作，以免使觀眾把過多精力放在這里，動作也是輔助手段，要經(jīng)過長期積累去感悟各種效果以至形成自己的風(fēng)格。
【人的解說】
人的解說，是建立在充分了解PPT所要展示的信息基礎(chǔ)上，因此，PPT所要展示的信息應(yīng)該是人解說需要遵循的一個梗概和思路，只是起到提示作用，而不應(yīng)該是主要作用。解說的最高境界應(yīng)該是提前計(jì)時后，PPT的展示和解說融合為一體，演示者不需對PPT進(jìn)行暫停，解說完畢時，PPT停止。
在解說中，要注意在能用圖示看清楚說明問題的，一帶而過，用圖示說明。圖示說明不了，用適當(dāng)?shù)慕庹f仍不能表達(dá)清楚的，說明圖示有問題。
總結(jié)
PPT是一種日常使用非常頻繁的展示工具，從它的性質(zhì)和作用，根據(jù)自己的習(xí)慣和觀眾的要求，在日積月累中形成自己的風(fēng)格，而且要求自我在每次制作的時候都有提升，這是一個不斷發(fā)展的過程。
在認(rèn)識一個事物，就要對它的所有要素進(jìn)行分析，在這里我們一起交流了：圖片、圖表、線條組合、文字模塊、色彩、聲音和人的解說等要素，對于其他沒有提及的，也希望更多同行和朋友不斷補(bǔ)充，共同交流。
王文卿：職業(yè)策劃人，歡迎交流。 E-mail：wwwilling2006@163.com 手機(jī)：13918608301 QQ：790086060